Die Gastverpflegung7. Oktober 2021 | Silas Spet

Die Gastverpflegung ist ein wichtiger, jedoch oft übersehener Teil der Gemeinschaftsverpflegung. In diesem Blogpost erklären wir, was Sie bei der Gastverpflegung beachten müssen, wie sie auf verschiedenste Weisen gelöst werden kann und wie sie in Gusto behandelt wird.

Was ist die Gastverpflegung?

Die Verpflegung eines Gastes (Partner, Kunden oder Lieferanten) umfasst die komplette Einbindung in das vorhandene Verpflegungskonzept. Angefangen mit Snacks für Meetings wie Brezen, belegte Brötchen oder Canapés, über die Mittagsverpflegung mit Menüs, bis hin zur Nutzung von vorhandenen Heiß-, Kaltgetränke- und Snackautomaten. Je nach Gast und Länge des Besuchs können hier einzelne oder mehrere Punkte in Betracht kommen.

Worauf muss geachtet werden?

Bei der Gastverpflegung muss besonders auf drei Punkte geachtet werden:

  1. Die Verpflegung muss für die Gäste einfach sein
  2. Auf individuelle Wünsche oder Ernährungsweisen der Gäste sollte eingegangen werden
  3. Die Abrechnung der einzelnen Kosten muss für Sie einfach sein

Unabhängig davon, wie die Verpflegung eines Gastes abläuft, müssen diese drei Punkte erfüllt werden. Nur so kann eine erfolgreiche Gastverpflegung für Sie und Ihre Gäste erreicht werden.

Lösungen zur Gastverpflegung

Im Folgenden zeigen wir drei Lösungen zur Verpflegung Ihrer Gäste. Wir fangen hierbei mit der schlechtesten Lösung an, kommen dann zu einer besseren und zeigen schlussendlich, wie wir diese Problematik in Gusto lösen.

Zettelwirtschaft

Die Zettelwirtschaft ist die am weitesten verbreitete, aber auch gleichzeitig schlechteste Lösung zur Gastverpflegung. Hierbei ist im Wesentlichen das manuelle Notieren einzelner Ausgaben eines Gastes gemeint, unabhängig davon, ob hierfür wirklich analoge Medien wie Papier oder digitale wie E-Mail oder Excel-Listen verwendet werden. Von unseren drei Punkten für eine erfolgreiche Gastverpflegung wird im besten Fall nur einer erreicht. Die Verpflegung ist für die Gäste einfach, jedoch nur, weil der Aufwand dafür bei Ihnen liegt. Auf individuelle Wünsche oder Ernährungsweisen eines Gastes kann nur schwer eingegangen werden. Und die Abrechnung der für Sie anfallenden Kosten ist mit viel Arbeit auf Ihrer und der Seite Ihres Caterers verbunden.

Kostenstelle

Ist bei Ihnen schon die digitale Bezahlung innerhalb Ihres Verpflegungskonzepts möglich (z.B. durch Ihren Mitarbeiterausweis), dann besteht meistens auch die Möglichkeit einer sogenannten Kostenstelle. Die genaue Funktionsweise kann hierbei unterschiedlich sein, jedoch ist die Grundfunktion gleich: Es existiert ein spezielles Medium (z.B. ein spezieller Mitarbeiterausweis), mit welchem innerhalb Ihres Verpflegungskonzepts überall kostenlos bezahlt werden kann. Egal, ob an Ihren Automaten, Kantinenkassen oder Vorbestellsystem. Wichtig ist hierbei nur, dass die digitale Bezahlung auch an all diesen Verpflegungspunkten möglich ist. Diese Art der Gastverpflegung ist schon deutlich besser, da sie zwei der drei Punkte abdeckt. Die Verpflegung ist für Ihre Gäste einfach und Sie können auch auf individuelle Wünsche eingehen. Der einzige Nachteil ist die Abrechnung der für Sie anfallenden Kosten. Da die einzelnen Verkäufe des Kostenstellen-Mediums innerhalb des kompletten Verpflegungskonzepts nachverfolgt und summiert werden müssen, entsteht hier, besonders bei hoher Nutzung, ein deutlicher Zeitaufwand für Sie und/oder Ihren Caterer.

Gusto Gäste

Gusto Gäste ist eines der neuesten Features von Gusto. Unser erreichtes Ziel war hiermit alle drei Punkte abzudecken und Ihnen somit eine erfolgreiche Verpflegung Ihrer Gäste zu ermöglichen. Über Ihr eigenes Gusto-Firmen-Dashboard, auf welches nur ausgewählte Mitarbeitende zugreifen dürfen, können Sie Gast Accounts für Gusto erstellen. Hierbei können Sie alle nötigen Informationen für Ihre interne Bearbeitung wie Firmenname, Gastname oder Besuchsgrund hinterlegen. Zusätzlich können Sie einfach einen Maximalbetrag angeben sowie eines Ihrer digitalen Zahlungsmedien (wie z.B. Chip, Karte oder Mitarbeiterausweis) verbinden. Sie können entweder Produkte wie Snacks oder Menüs über Gusto für Ihren Gast bestellen, oder mit einem Klick eine Einladungsemail an Ihren Gast senden, sodass Ihr Gast selbstständig ordert. Wenn Sie ein digitales Zahlungsmedium verbunden haben, können Sie oder Ihr Gast auch auf Ihr restliches Verpflegungskonzept wie Automaten, Kantinenkassen oder Verpflegungskühlschränke zugreifen. Wenn der Besuch Ihres Gastes beendet ist, erstellt Gusto Ihnen eine komplette Steuer-konforme Abrechnung jeder einzelnen Verkäufe innerhalb Ihres Verpflegungskonzepts. Diese können Sie dann einfach in Ihre Buchhaltung geben. Die komplette Gastverpflegung ist für Sie und Ihren Caterer in weniger als einer Minute realisierbar. Hierdurch genießen Sie eine einfache Verpflegung mit Gusto und können sich wieder voll und ganz auf Ihren Gast fokussieren.

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Gehen Sie den ersten Schritt zu einer optimierten Verpflegung. Unser Team beantwortet gerne alle Ihre Fragen rund um Gusto.

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